Dalam menjalani kehidupan sosial, tentu sebuah kehadiran menjadi hal utama yang harus dilakukan. Hal ini juga diperlukan dalam dunia kerja karena dalam menentukan suatu kinerja pegawai dapat diukur berdasarkan kehadirannya
Dalam mengukur kehadiran karyawan tentu harus memiliki metode dan juga sistem yang ada. Nah metode ini seringkali dikenal dengan nama absensi atau daftar absen. Daftar ini berfungsi sebagai pelaporan administrasi yang nantinya digunakan dalam pengukuran payroll karyawan.
Metode absensi sendiri memiliki dua cara yaitu secara manual dan secara online. Nah kali ini kita akan membahas terkait perbedaan sistem absensi manual dengan sistem absensi online atau dengan menggunakan aplikasi absensi online. Lalu setelah memahaminya Anda akan mengetahui sistem mana yang tepat dan lebih baik dalam dunia kerja Anda.
Sistem atau Metode Absensi Manual
Sistem absensi manual merupakan metode yang telah lama digunakan oleh suatu kantor atau sebuah industri. Metode ini sudah dikenal sejak sebelum adanya perkembangan teknologi absensi online.
PAda dasarnya, metode ini menggunakan media kertas sebagai daftar kehadiran yang dibuat secara sederhana. Jika dilihat dari kehidupan sekarang, masih ada yang menggunakannya seperti saat menghadiri pernikahan seseorang, yang dimana kita harus mengisi daftar kehadiran.
Sepanjang penggunaan, metode ini terbilang ampuh karena dapat merekam daftar kehadiran karyawan secara terstruktur. Namun ada hal yang perlu diperhatikan, dimana jika perusahaan menggunakan metode ini, maka sulit untuk memvalidasi apakah daftar ini dilakukan secara fair atau tidak.
Perusahaan tidak dapat menjamin 100 persen untuk mengatakan jika karyawan benar benar hadir dengan adanya daftar tersebut. Namun metode ini juga memiliki kelebihan dalam sebuah sistem kehadiran atau absensi, berikut adalah kelebihannya:
1. Tidak Memerlukan Biaya Lebih Untuk Sebuah Teknologi
Seperti yang diketahui jika sistem absensi manual ini menggunakan media kertas sebagai daftar kehadirannya. Nah dengan menggunakan media kertas tentu lebih menghemat daripada harus membayar teknologi dan juga sumber daya listrik yang ada di perusahaan
2. Penerapan Lebih Sederhana
Sistem manual dapat dengan mudah untuk dilakukan pada sebuah kantor karena cenderung sederhana dalam penerapannya. Dalam hal ini juga ditekankan bahwa tidak semua orang dapat dengan cepat untuk memahami sebuah teknologi terbaru. Maka dari itu sistem manual ini mungkin dapat digunakan oleh karyawan dengan jumlah yang kecil.
Selain keunggulan, tentu ada kekurangan dalam metode sistem absensi manual ini, untuk itu berikut adalah kelemahan dari sebuah sistem absensi manual:
1. Kecurangan
Karena tidak menggunakan tenaga teknologi, sistem absensi manual ini perlu menggunakan tenaga manusia. Sistem ini dinilai sangat rentan terhadap kecurangan karena dioperasikan oleh tenaga manusia. Sistem ini juga sulit diidentifikasi jika terjadinya human error atau faktor kesalahan lainnya.
2. Human Error
Seperti yang disebut sebelumnya jika sistem ini akan sulit diidentifikasi jika adanya human error. Salah satu hal yang paling fatal adalah dengan hilangnya daftar absensi dan tidak ada ganti atau backup pendataan. Tentu hal ini akan merugikan seluruh pihak yang bersangkutan.
Absensi Online
Selanjutnya adalah sistem aplikasi absensi online. Penggunaan sistem ini tentu menggunakan sumber daya teknologi yang dikembangkan dengan berbagai macam fitur. Dalam penerapannya sistem ini dinilai lebih efektif karena hanya perlu menggunakan smartphone untuk sistem kehadirannya. Nah, untuk mengetahuinya lebih lanjut berikut adalah kelebihan mengapa sistem absensi online harus Anda gunakan.
1. Memiliki Tingkat Akurasi Data yang Tinggi dan Kecilnya Menurunnya Tingkat Kesalahan
Dalam hal ini, sistem aplikasi absensi online memiliki tingkat akurasi data yang tinggi karena sudah diatur dengan sistem yang sedemikian mungkin tanpa perlu mengkhawatirkannya human error.
2. Lebih Efisien
Sistem aplikasi absensi online ini dinilai lebih efisien apalagi jika memiliki banyak karyawan dalam satu perusahaan. Dalam hal ini tentu dapat menghemat waktu dan tenaga karena akan langsung otomatis terdata dalam sistem yang terstruktur.
Dalam menentukan suatu sistem, tentu Anda akan memilih yang terbaik yang sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Dalam kesimpulannya setiap metode tentu memiliki kelebihan dan kekurangannya masing masing. Namun dapat dilihat lebih jelas lagi jika sistem aplikasi absensi online ini memiliki tingkat efisiensi yang lebih tinggi dari berbagai aspek.
Jika dunia kerja Anda masih menggunakan yang manual tentu tidak masalah, namun perlu dilihat kembali jika zaman sekarang ini tentu semakin berkembang.
